Старый 16.02.2017, 12:10   #1
Gendalf.
Местный
 
Регистрация: 17.08.2015
Сообщений: 209
Сказал(а) спасибо: 0
Поблагодарили 19 раз(а) в 14 сообщениях
Gendalf. пока не определено
По умолчанию Главный бухгалтер в ИТ-сфере: делимся опытом внедрения электронного архива

Электронные архивы документов – тенденция, которая обсуждается ни один год, но именно главные бухгалтеры IT-компаний являются первопроходцами, которые на себе испытывают все новые решения. Ведь, чтобы выжить на IT-рынке, нужно постоянно повышать конкурентоспособность и снижать издержки, а как это сделать в IT-компании, если не с помощью автоматизации? Рассмотрим, как такие нововведения влияют на работу бухгалтерии по отзывам непосредственных участников.

Что у вас болит?


Многие боялись переходить на новый способ работы с документами, потому что для этого нужно выйти из зоны комфорта и изменить привычный, хоть и не самый удобный, ход работы. Опрос среди бухгалтеров Ростова-на-Дону показал, что перейти на электронный архив документов их заставили 3 следующие проблемы:
  1. Медленный и трудоемкий поиск документов в архиве (проблема обостряется в период налоговых проверок и подготовки к отчетности).
  2. Высокий риск получения штрафов за непредоставление документов по запросу налоговой (среди тех, кто столкнулся с контрагентами или клиентами, которые не возвращают документы вовремя).
  3. Отсутствие возможности работать с 1 документом в режиме реального времени для нескольких сотрудников (обычно это бухгалтер, менеджер и руководитель).

Дополнительными причинами становятся высокие затраты на аренду
дополнительных помещений под архив (для крупных компаний), низкий уровень конфиденциальности (если в офисе, где хранится архив, работают непостоянные сотрудники или фрилансеры).

Что лечит автоматизация работы с бумажными документами


Автоматизация учета бухгалтерской и финансовой документации – это один из эффективных способов решения, перечисленных выше проблем. Существует несколько способов автоматизировать работу с архивом: «Доксофт», «ЦФТ-Электронный архив», «Скан-Архив». Для сбора обратной связи мы выбрали программу «Скан-Архив», которая была разработана для решений на базе «1С». «Скан-Архив» позволяет создать электронный архив бумажных документов и получать к ним доступ из решений «1С» при помощи штрихкодов и частичного распознавания данных. Мы собрали информацию о переменах, которые произошли в IT-компаниях после внедрения этой программы. Генеральный директор ООО «ИЦ Элит-профит» А. Зайцев отмечает, что после внедрения электронного архива бумажных документов решились проблемы скорости подготовки к проверкам и исчез вопрос доступа к архивным документам для сотрудников из разных отделов:

«Мы загрузили (в «1С») данные по нашим клиентам за последние 3 года: договоры, акты о выполненных работах, накладные, деловую переписку. Это полностью сократило обращения к сотрудникам бухгалтерии по поводу получения копий подписанных документов, уменьшило время на проведение актов-сверок с клиентами. Кроме того, ускорился процесс подготовки к налоговым и камеральным проверкам».

В условиях работы с копиями бумажных документов обеспечивается контроль над документооборотом компании с помощью настраиваемых отчетов о местонахождении оригинала документа. Генеральный директор ООО «ИнфоТэк» А. Желтышев поделился такими впечатлениями: «Мы легко проверяем, все ли подписанные документы вернулись от клиентов, а также быстро можем подготовить документы для любой проверки, не переворачивая тонны бумаги в архиве».

А директор ООО «А-Софт» А. Мазаева указала на снижение риска получить штраф при камеральных проверках: «Мы значительно снизили риски потери дохода, экономим время на подготовке к различным проверкам».

Опыт перечисленных компаний показывает, что страх перед новыми решениями не всегда обоснован. Если вы хотите оптимизировать работу бухгалтерии, избавиться от насущных проблем с архивом, то обратите внимание на проверенные программы, которые были разработаны специально для вашей учетной системы.

[Ссылки доступны только зарегистрированным пользователям . Регистрируйся тут...]
Gendalf. вне форума   Ответить с цитированием
Ответ

Метки
архив, документы, скан-архив, эдо

Любые журналы Актион-МЦФЭР регулярно !!! Пишите https://www.nado.in/private.php?do=newpm&u=12191 или на электронный адрес pantera@nado.ws


Здесь присутствуют: 1 (пользователей: 0 , гостей: 1)
 
Опции темы

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
Как ИТ-компания решила проблему создания электронного архива в своем офисе Gendalf. Общение на бухгалтерские темы 0 07.09.2016 16:23


Текущее время: 13:17. Часовой пояс GMT +1.


Powered by vBulletin® Version 3.8.7
Copyright ©2000 - 2024, vBulletin Solutions, Inc. Перевод: zCarot