Как и все новые технологии, автоматизация документооборота успела обрасти мифами и заблуждениями. Связаны они зачастую с тем, что в процессе внедрения СЭД (системы электронного документооборота) участвуют две стороны: обычно это делопроизводители, то есть будущие пользователи системы, и системные администраторы, которые эту систему будут обслуживать. И у каждого участника процессы свое виденье результата.
Рассмотрим 4 самых популярных мифа.
Миф №1. «Достаточно купить программу электронного документооборота, чтобы решить все наши проблемы»
В рекламе СЭД можно прочитать, что система и время экономит, и сотрудников от работы освобождает, и все процессы ускоряет… Такая вот панацея для бизнеса. По сути так СЭД и работает – вот только есть одно условие, которое придется выполнить еще до автоматизации документооборота.
Систему ЭДО недостаточно купить – ее нужно внедрить в самое предприятие. И хорошо, если это система по типу электронного архива, где обычно все и так организованно. Но если это система внутреннего и внешнего обмена документами, нужно перестраивать сами процедуры документооборота. Иначе эффективность СЭД будет невелика.
Для этого автоматизацию документооборота проводят в несколько этапов.
У любой организации уже есть система обмена бумажными документами. Специалист по внедрению СЭД должен изучить, как она работает: какие форматы документов применяются, как проходит согласование и т.д. А дальше уже совместно в руководством компании принимает решение, что из этого должно сохраниться и в электронной версии.
В результате создается аналитический отчет, на основании которого будет написано техническое задание для разработчиков. Те настроят или доработают СЭД по пожеланиям заказчика, и система перейдет на этап «обката»: например, СЭД дадут воспользоваться группе пользователей. Фокус-группа отметит недочеты, которые не были очевидны при составлении ТЗ, и систему можно будет доработать. Только потом СЭД можно запускать в эксплуатацию для всей компании.
Миф № 2. «Сотрудники будут долго учиться пользоваться СЭД, и мы потеряем кучу времени»
«Кучу времени» компания теряет, когда занимается бумажной волокитой: перенаправляет документы между отделами, печатает бесконечные копии и бесконечно сканирует оригиналы, отправляет документы с курьерами и теряют их в дороге и т.д.
Чтобы научить сотрудников компании использовать СЭД, обычно достаточно двух действий.
Сначала специалисты, автоматизирующие документооборот, обучают пользоваться программой небольшую группу сотрудников, и те становятся продвинутыми пользователями СЭД. А затем уже сотрудники-инструкторы обучают других сотрудников. Так обучение проходит быстрее, чем если учить всех разом, постепенно вовлекая весь штат, и не будет сложным в принципе для всех, кто хотя бы умеет пользоваться компьютером.
Миф № 3. «Сотрудники не захотят пользоваться новой системой»
Это миф № 2, но с другой стороны. Принимая на работу сотрудника, современный работодатель требует от него «знание офисных программ» или «владение ПК на уровне опытного пользователя». Четких критериев для этих навыков нет – а в итоге сотрудник может знать только, как запустить на компьютере MS Word, набрать текст и отправить документ на печать. Все новые функции программ вызывают мучения, так как осваивать их приходится самостоятельно, путем проб и ошибок.
Оттого и любые новые технологии воспринимаются в штыки: кажется, что это не облегчит, а только усложнит работу. Спасает двухуровневое обучение, описанное выше: следует не оставлять сотрудника наедине с новшеством, а протянуть ему руку помощи в виде хоть небольшого, но персонального обучения.
Миф № 4. «У нас в компании есть разработчик, поэтому проще самим написать новую систему документооборота под нашу компанию»
Заблуждение, которое возможно только при поверхностном понимании работы СЭД. Да, первые системы электронного документооборота действительно создавались одиночками или небольшими командами. У таких разработчиков зачастую не хватало представлений о бизнес-процессах, программы для которых они писали, да и обслуживание таких программ становилось слишком проблематичным. Как только местный разработчик уходил, новые на его месте уже не могли разобраться, как что работает.
Хорошая современная СЭД создается усилиями большой команды, куда входят не только программисты, но и аналитики бизнес-процессов, и эксперты по делопроизводству. Найм такой команды обойдется куда дороже, чем готовое «тиражное» решение, доработанное под нужды определенного предприятия. Еще один большой плюс покупки готовой системы – это возможность получать сопровождение от разработчика и устанавливать обновления, убирающие ошибки в программе еще до того, как они появились именно у вас (что невозможно, если вы – единственный пользователь программного продукта).
Чтобы эти мифы не стали реальностью, при автоматизации документооборота надо учитывать следующее:
- Реально эффективная автоматизация документооборота возможна только с предварительной подготовкой. Возможно, при переходе на электронный документооборот в процессах компании придется что-то изменить.
- Внедрение ЭДО потребует, чтобы сотрудников научили пользоваться системой. Это избавит от потерь времени при смене технологий и возражений со стороны работников.
- Выгоднее использовать готовые предложения СЭД с доработкой под нужды компании, чем создавать свою «с нуля». Зачем изобретать колесо, да еще и без гарантий, что оно поедет куда следует? Используйте опыт специалистов и получайте бонусы от этого – например, в виде дальнейшего сопровождения.
Материалы сайта «Скан-Архив».
4 мифа об автоматизации документооборота
