Старый 19.04.2018, 08:59   #1
Gendalf.
Местный
 
Регистрация: 17.08.2015
Сообщений: 209
Сказал(а) спасибо: 0
Поблагодарили 19 раз(а) в 14 сообщениях
Gendalf. пока не определено
Сообщение Неархаичный архив: организация документооборота на предприятии

Удивительно, почему ведение бухучетов с помощью программ, а не старинных гроссбухов, сейчас кажется естественным, а организация документооборота в том же бухгалтерском учете все еще стоит у самых истоков. Автоматизация документооборота – логичный и естественный шаг в эволюции бизнеса.


Итак, каковы же основные принципы организации документооборота?

1. Учитываем требования времени:
  • Информацию нужно обрабатывать и перемещать быстро и еще быстрее. Зачастую это становится основным конкурентным преимуществом компании, как и быстрое перемещение товаров.
  • Документы не должны пропадать, искажаться и попадать в чужие руки. Это может слишком дорого обойтись, чтобы доверять важные финансовые документы устаревшим методам документооборота на предприятии.

2. Основные правила организации современного документооборота:
  • документы не должны теряться;
  • назначение и источник документов должны быть четко определены, чтобы они не захламляли рабочее пространство;
  • информация должна быть защищена от чужих глаз;
  • поиск и подбор документов должен быть максимально быстрым;
  • средства при размножении одного документа должны расходоваться экономно (сравните электронный документ, который занимает мизерную долю памяти компьютера, с распечатанной стопкой бумаг, на которую ушла бумага и краска);
  • согласование документов должно происходить максимально быстро.

Все эти правила позволит соблюдать электронный, а не бумажный формат документооборота. Логичные выводы: современная организация, отказавшаяся от ведения бухучета «в тетрадке», следующим шагом должна перейти на электронные способы хранения и поисков документов.

Для этого используют СЭД – системы электронного документооборота. Помимо названных выше проблем подобный принцип организации обмена документами посредством электронных систем решает следующее:
  1. простой обмен документами между разными подразделениями – даже когда их разделяют километры.
  2. рост производительности труда сотрудников – они не тратят время на бумажную волокиту. Отличный повод напомнить им о старых задачах, забытых из-за нехватки времени.

Учтите, что системы электронного документооборота интегрируются с программами для бухучета (в том числе с «1С»), что значительно упрощает работу.

Материалы сайта «Скан-Архив».
Gendalf. вне форума   Ответить с цитированием
Ответ

Метки
архив, документооборот, отчетность

Любые журналы Актион-МЦФЭР регулярно !!! Пишите https://www.nado.in/private.php?do=newpm&u=12191 или на электронный адрес pantera@nado.ws


Здесь присутствуют: 1 (пользователей: 0 , гостей: 1)
 
Опции темы

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
Как выбрать систему автоматизации документооборота и не попасть на уловки поставщиков Gendalf. Общение на бухгалтерские темы 0 11.04.2018 18:11
Почему всё больше организаций используют электронный архив вместо бумажного? Gendalf. Главный раздел 0 17.01.2016 12:45


Текущее время: 11:43. Часовой пояс GMT +1.


Powered by vBulletin® Version 3.8.7
Copyright ©2000 - 2024, vBulletin Solutions, Inc. Перевод: zCarot