Искусство переговоров с руководством: советы бухгалтеру

[Gendalf.]

Каждый из нас рано или поздно может оказаться на месте переговорщика, когда начальство необходимо не только убедить в собственной правоте, но и вдохновить на какое-то действие. Бухгалтер тоже сталкивается с такими ситуациями, когда нужно:

• Записаться на курсы повышения квалификации или полезный семинар.
• Согласовать расходы на услуги консультантов по сложному вопросу.
• Согласовать отпуск.
• Получить новую программу для учета.
• Взять помощника и т.д.

Какие слова и действия помогут бухгалтеру быть убедительным?

1. Сделайте предложение, от которого невозможно отказаться

Нет, речь не об угрозах. Дайте вашему руководителю мотивацию: объясните, чем ваша просьба выгодна для него.

Директору выгодно отправить бухгалтера на курсы, если информация, полученная на них, поможет компании сэкономить на налогообложении и избежать штрафов. Непосредственному начальнику выгодно установить в отделе программу, с которой сотрудники будут работать быстрее и с меньшим количеством ошибок.

Согласитесь, извлечь выгоду из чужой просьбы гораздо приятнее, чем просто потратить силы и время на ее исполнение. А потому ваш собеседник охотно откликнется, если вы подберете правильное преимущество.

2. Забудьте об эмоциях – вспомните цифры

Когда вы сообщаете начальству, что устали, потому что у вас много работы – на что вы рассчитываете? На то, что вас просто пожалеют – или все-таки на то, что вам выделят дополнительного сотрудника или дадут отпуск? «Много» - слишком абстрактное понятие, чтобы вы смогли быть услышанными.

Откажитесь от нечетко сформулированных эмоциональных посылов. Подготовьте факты и даже графики: например, в 2015 году в среднем в месяц вы обрабатывали 100 входящих и 100 исходящих документов, а в 2016 году их количество выросло до 300. Раньше вы вели кадровый учет по 25 сотрудникам и сдавали отчетность только по форме 2-НДФЛ, а теперь штат организации вырос в 2 раза и Правительство РФ ввело новую ежеквартальную отчетность 6-НДФЛ. Можно посчитать часы, которые в среднем уходят на каждую задачу, сравнить это с положенным по законодательству количеством рабочих часов. Подобный набор аргументов докажет начальству, что объем работы вырос не только в ваших фантазиях.

3. Будьте готовы «загадать желание»

Когда вы готовите просьбу или предложение, сразу обдумайте, что бы вы хотели получить. В противном случае, ваш собеседник сам найдет решение, и оно не всегда может оказаться лучшим для вас.

Если же у вас есть несколько равнозначных решений, выдвинете их все. Человеку психологически легче соглашаться на чью-то просьбу, если у него есть выбор или возможность для компромисса.

Итак, если вас завалили работой, закончите ваш список аргументов следующим итогом:

• «Поэтому нам нужно нанять нового сотрудника, который возьмет на себя операции по сбору и обработке документов, освободив 234,9 часа в год того рабочего времени, на которое в данный момент приходятся мои переработки»
• «Еще выгоднее будет купить программу по созданию и ведению электронного архива в «1С», которая освободит ежемесячно 30 часов рабочего времени, необходимого для поиска и отправки бумажных документов контрагентам или налоговым органам» и т.п.

Данный подход убедит вашего собеседника внимательнее отнестись к тому предложению, на подготовку которого вы явно потратили силы и время – ведь это значит, что оно действительно важно для вас.

Еще несколько секретов успешных переговоров

• Хитрые переговорщики используют метод Сократа: не давать собеседнику сказать слово «нет». Этот метод основан на том, что люди не любят менять свое мнение, а значит, трижды согласившись с вами, будут соглашаться и дальше.

Перед тем как выдвинуть свое предложение, воспользуйтесь следующими фразами: «Согласны ли вы с тем, что объем работы бухгалтерии вырос в 2,5 раза за последний год? Вы ведь заинтересованы в качественной работе бухгалтерии? Вы бы хотели сэкономить деньги на оплату труда еще одного сотрудника?». Поспорить с этим трудно.

После трех утвердительных кивков вносите предложение: «Значит, вы одобрите выгодное для организации предложение – покупку и внедрение электронного архива, который освободит время сотрудников и предупредит риск штрафов?». Не кивнуть в четвертый раз, поверьте, будет куда сложнее.

• Ведите переговоры на равных и не забывайте про «мы-подход». В деловой сфере это правило – одно из ключевых секретов успеха.

Не говорите: «Я приложил много усилий, чтобы решить проблему». Выберите вариант, который позволит собеседнику стать сопричастным вашей просьбе: «Мы с вами приложили немало усилий, чтобы вывести организацию из кризиса».

И не забывайте про то, что вы пришли к собеседнику за взаимовыгодным решением. Не извиняйтесь за просьбу, не просите – а предлагайте и благодарите за внимание.

Вот вам готовая речь для примера:

«Владимир Владимирович!

В нашей организации я работаю уже 5лет и очень ценю свою должность. В мои должностные обязанности, помимо всего прочего, входит ведение архива бумажных документов. Сначала документов было мало – не больше 5 000, и организация всегда получала от меня качественно и в срок выполненные обязательства. (описание ситуации)

Но наша фирма растет, и если в 2013 и 2014 годах объем обрабатываемых мной документов составлял 4000-5000 в год, то теперь количество документов выросло до 12 000. Это могут подтвердить данные из программы «Подсчет документов»: [Ссылки доступны только зарегистрированным пользователям . Регистрируйся тут...]. Согласны, что объем работы вырос более, чем в 2 раза? В год я трачу не меньше 560 часов только на работу с архивом. С учетом моей заработной платы это обходится фирме примерно в 113 680 руб.(подкрепление цифрами)Также, в связи с этим, мне приходится перерабатывать и уделять меньше внимания высокопрофессиональным задачам: например, качественной и своевременной подготовке отчетности в налоговую.

Нам было бы выгоднее, если бы я тратила в 4 раза меньше времени на работу с архивом? Хотите выслушать подходящее решение?Я предлагаю следующее: автоматизировать архив бумажных документов, создав электронный архив документов в «1С» с помощью программы «Скан-Архив»: [Ссылки доступны только зарегистрированным пользователям . Регистрируйся тут...] предложение уже у вас на почте: вы сможете сэкономить благодаря автоматизации 65 680 руб. в год и снизить риск штрафов от налоговой. (конечный результат, выгодный для собеседника). Ознакомитесь с предложением и ответите мне до конца дня?
Спасибо за то, что выслушали меня, уверена, мое предложение будет полезно нашей организации! (выражение признательности)».